Anmeldeprozedere
Allgemein
- Programmpunkte aus dem Worddokument mit Anzahl der TN, Kosten, Fotos und ausführlicherem Text (alles in der Cloud vorab hinterlegt)
- Text auf Startseite aktualisieren
- Text Gut zu wissen aktualisieren
- neue Anzeige BI hinterlegen
- alle Logos aktualisieren Veranstalter, Kooperationspartner, Sponsoren
- sobald das Programm versendet wird, das pdf zum runterladen online stellen
- Check Programmpunkte im Frontend (mk), auf alle zukünftigen VA beschränken, VA anklicken und auf Vorschau gehen
- Programm sichtbar stellen unter Veranstaltungen, Checkbox neben Datum/Uhrzeit anklicken um alle Veranstaltungen auszuwählen, Merhfachaktionen: Bearbeiten auswählen und Button übernehmen klicken, Status auf veröffnetlicht setzen, akutalisieren-Button klicken
sobald Programmhefte in den Versand gehen, auch wenn im Backend noch nicht alles geprüft ist (TN-Zahl, Kosten etc.) - Prüfung im Backend: Buchungen unter Ticket, Bearbeitenl
- folgende E-Mails müssen erstellt bzw. überprüft werden:
- E-Mail für vorläufige Buchung/Reservierung
- E-Mail für Zusage nach Auslosung
- E-Mail für Absage nach Auslosung
- E-Mail für Buchung nach der Auslosung
- E-Mai für Zusage Phase 2)
Vorab einrichten
Einstellungen/Buchungen/Allgemeine Option/Genehmigung erforderlich auf Ja einstellen
Bei jeder Veranstaltung: Ausstellungsbesuche und öffentliche Veranstaltungen bekommen nur Ticket direkt.
Beide Tickets anlegen nur für Schulveranstaltungen:
Ticket Verlosung: Buchungszeiten einrichten: offen von…bis Sonntag 27.10. // 0 Uhr
Ticket direkt: Buchungszeiten einrichten für Anmeldephase 2: 30.10.//0 Uhr bis…
Je Ticket:
– wieviele verfügbare Plätze
– maximal buchbaren Plätze
– darunter bei Veranstaltungsoptionen Gesamtplätze für alle Tickets
Buchungsformular: [Standard] für Schulbesuche und Ausstellungsbesuche, Phase 2 öffentlich für öffentliche Veranstaltungen einstellen.
Kategorien für ausgehende E-Mails einstellen bei jeder Veranstaltung unter Veranstaltungskategorien rechte Leiste
– Buchausstellung (für Ausstellungsbesuche)
– Privat (für öffentliche Veranstaltungen)
– nichts anklicken bei Schulveranstaltungen
Seite Ausstellung Text ergänzen: Buchungen ab dem 30.10. möglich!
Anmeldephase 1
für Programm, Veranstaltungen sind ab dem 21.10. geöffnet
Hinterlegt ist das Buchungsformular Phase 1 Schulen mit Ausstellungsbesuchmit folgendem Text:
Wenn man sich für eine Lesung/Veranstaltung anmeldet hat man die Möglichkeit anzukreuzen:
Ich möchte einen Ausstellungsbesuch buchen
X davor
X danach
X nicht
E-Mails
Buchung/E-Mails/E-Mail Vorlagen für die Buchung/E-Mails der buchenden Benutzer/
E-Mail für neu zu bearbeitenden Buchung
Bestätigung für Eingang der Buchung, 1. Anmeldephase vor Verlosung
Datum ändern für Verlosung, Datum für Direktbuchung, im Fuß Datum für Kibum ändern
E-Mail für Buchungsbestätigung
Dreier-E-Mail
{has_category_privat} Bestätigung für öffentliche Buchungen{/has_category_privat}
Text anpassen
{has_category_buchausstellungen} Bestätigung für Ausstellungsbesuch {/has_category_buchausstellung}
Datum zweimal anpassen, neuen Leitfaden verknüpfen
{no_category_privat,buchausstellung} Bestätigung für Schulveranstaltung (Phase 1 und 2) {/no_category_privat, buchausstellung}
Feld Ausstellungsbesuch einfügen (#_BOOKINGFORMCUSTOM{dbem_ausstellungsbesuch})
Texte einfügen: Sollten Sie zudem einen Ausstellungsbesuch gebucht haben, bestätigen wir auch diesen, außer wir melden uns gesondert bei Ihnen
E-Mail bei abgelehnter Buchung
Einmal im Text Datum anpassen
Buchung stormiert
muss nicht angepasst werden
Ende Phase 1:
Einstellungen/Buchungen/Feedbacknachrichten anpassen/Buchungsformular Texte Nachrichten/Buchungen geschlossen/ Text einfügen: Buchunge ab dem 30.10. möglich
Haben uns entschieden nicht umzusetzen und bei „Buchungen demnächst möglich“ zu belassen
Losverfahren
Vergabe der Lesungen/Veranstaltungen 28.10.
– Wir losen Schulen aus und schicken bis zum 29.10. eine Zu- oder eine Absage.
– Wir reduzieren im Backend die Anzahl der Buchungen bei den Ausstellungsbesuchen, die zu den Lesungen davor oder danach angekreuzt wurden.
– Mit Zusage bzw. Freigabe einer Lesung wird im Backend automatisch die Schüler*innen-Anzahl der Klasse/Schule verbucht
Anmeldephase 2
Ausstellungsbuchungen und Buchungen für Veranstaltungen, wo noch Plätze frei sind
Einstellungen/Buchungen/Allgemeine Option/Genehmigung erforderlich auf Nein einstellen
Formulareditor: phase2 Schulen und Ausstellungsbesuch zum Standard machen
Einstellungen/E-Mails/E-Mail Vorlagen für die Buchung
E-Mails der buchenden Benutzer/E-Mail für Buchungsbestätigungen/
Dreier-Mail:
{no_category_privat,buchausstellung} Bestätigung für Schulveranstaltung (Phase 1 und 2) {/no_category_privat, buchausstellung}
Feld Ausstellungsbesuch löschen (#_BOOKINGFORMCUSTOM{dbem_ausstellungsbesuch})
Text löschen: Sollten Sie zudem einen Ausstellungsbesuch gebucht haben, bestätigen wir auch diesen, außer wir melden uns gesondert bei Ihnen
Überlegungen für das nächste Jahr:
Provider wechseln – bereits im Januar/Februar (siehe fehlgeleitete GMails)
Adresse von Gabi ändern auf kibum@ulm.de, wegen der Rückläufe