Kleines Handbuch

Anmeldeprozedere

Allgemein

• Programmpunkte aus dem Worddokument mit Anzahl der TN, Kosten, Fotos und ausführlicherem Text (alles in der Cloud vorab hinterlegt)
• Text auf Startseite aktualisieren
• Text Gut zu wissen aktualisieren
• neue Anzeige BI hinterlegen
• alle Logos aktualisieren Veranstalter, Kooperationspartner, Sponsoren
• sobald das Programm versendet wird, das pdf zum runterladen online stellen
• Check Programmpunkte im Frontend (mk), auf alle zukünftigen VA beschränken, VA anklicken und auf Vorschau gehen
• Programm sichtbar stellen unter Veranstaltungen, Checkbox neben Datum/Uhrzeit anklicken um alle Veranstaltungen auszuwählen, Merhfachaktionen: Bearbeiten auswählen und Button übernehmen klicken, Status auf veröffnetlicht setzen, akutalisieren-Button klicken
  sobald Programmhefte  in den Versand gehen, auch wenn im Backend noch nicht alles geprüft ist (TN-Zahl, Kosten etc.)
• Prüfung im Backend: Buchungen unter Ticket, Bearbeitenl
•  folgende E-Mails müssen erstellt bzw. überprüft werden:
  1. E-Mail für vorläufige Buchung/Reservierung
  2. E-Mail für Zusage nach Auslosung
  3. E-Mail für Absage nach Auslosung
  4. E-Mail für Buchung nach der Auslosung
  5. E-Mai für Zusage Phase 2)

Vorab einrichten

Einstellungen/Buchungen/Allgemeine Option/Genehmigung erforderlich auf Ja einstellen

Bei jeder Veranstaltung: Ausstellungsbesuche und öffentliche Veranstaltungen bekommen nur Ticket direkt.

Beide Tickets anlegen nur für Schulveranstaltungen:
Ticket Verlosung: Buchungszeiten einrichten: offen von…bis Sonntag 27.10. // 0 Uhr
Ticket direkt: Buchungszeiten einrichten für Anmeldephase 2: 30.10.//0 Uhr bis…

Je Ticket:
– wieviele verfügbare Plätze
– maximal buchbaren Plätze

– darunter bei Veranstaltungsoptionen Gesamtplätze für alle Tickets

Buchungsformular:
– „[Standard]“ für Schulbesuche und Ausstellungsbesuche,
– „Phase 2 öffentlich“ für öffentliche Veranstaltungen einstellen.

Kategorien für ausgehende E-Mails einstellen bei jeder Veranstaltung unter Veranstaltungskategorien rechte Leiste
– Buchausstellung (für Ausstellungsbesuche)
– Privat (für öffentliche Veranstaltungen)
– nichts anklicken bei Schulveranstaltungen

Seite Ausstellung Text ergänzen: Buchungen ab dem 30.10. möglich!

Einstellungen / Buchungen /FeedNachrichten Anpassen / Buchungsformular Feedbacknachrichten / Erfolgreiche unbestätigte Buchung: Datum anpassen für Termin der Rückmeldung

Anmeldephase 1

für Programm, Veranstaltungen sind ab dem 21.10. geöffnet
Hinterlegt ist das Buchungsformular Phase 1 Schulen mit Ausstellungsbesuchmit folgendem Text:

Wenn man sich für eine Lesung/Veranstaltung anmeldet hat man die Möglichkeit anzukreuzen:
Ich möchte einen Ausstellungsbesuch buchen
X davor
X danach
X nicht

E-Mails

Buchung/E-Mails/E-Mail Vorlagen für die Buchung/E-Mails der buchenden Benutzer/

E-Mail für neu zu bearbeitenden Buchung
Bestätigung für Eingang der Buchung, 1. Anmeldephase vor Verlosung
Datum ändern für Verlosung, Datum für Direktbuchung, im Fuß Datum für Kibum ändern

E-Mail für Buchungsbestätigung
Dreier-E-Mail
{has_category_privat} Bestätigung für öffentliche Buchungen{/has_category_privat}
Text anpassen

{has_category_buchausstellungen} Bestätigung für Ausstellungsbesuch {/has_category_buchausstellung}
 Datum zweimal anpassen, neuen Leitfaden verknüpfen

{no_category_privat,buchausstellung} Bestätigung für Schulveranstaltung (Phase 1 und 2) {/no_category_privat, buchausstellung}
Feld Ausstellungsbesuch einfügen (Ausstellungsbesuch: <strong>#_BOOKINGFORMCUSTOM{dbem_ausstellungsbesuch}</strong>)
Texte einfügen: Sollten Sie zudem einen Ausstellungsbesuch gebucht haben, bestätigen wir auch diesen, außer wir melden uns gesondert bei Ihnen

E-Mail bei abgelehnter Buchung
Einmal im Text Datum anpassen

Buchung stormiert
muss nicht angepasst werden

Ende Phase 1:

Einstellungen/Buchungen/Feedbacknachrichten anpassen/Buchungsformular Texte Nachrichten/Buchungen geschlossen/ Text einfügen: Buchunge ab dem 30.10. möglich
Haben uns entschieden nicht umzusetzen und bei „Buchungen demnächst möglich“ zu belassen

Losverfahren

Vergabe der Lesungen/Veranstaltungen 28.10.
– Wir losen Schulen aus und schicken bis zum 29.10. eine Zu- oder eine Absage.
– Wir reduzieren im Backend die Anzahl der Buchungen bei den Ausstellungsbesuchen, die zu den Lesungen davor oder danach angekreuzt wurden.
– Mit Zusage bzw. Freigabe einer Lesung wird im Backend automatisch die Schüler*innen-Anzahl der Klasse/Schule verbucht

Anmeldephase 2

Ausstellungsbuchungen und Buchungen für Veranstaltungen, wo noch Plätze frei sind

Einstellungen/Buchungen/Allgemeine Option/Genehmigung erforderlich auf Nein einstellen
Formulareditor: phase2 Schulen und Ausstellungsbesuch zum Standard machen

Einstellungen/E-Mails/E-Mail Vorlagen für die Buchung
E-Mails der buchenden Benutzer/E-Mail für Buchungsbestätigungen/
Dreier-Mail:

{no_category_privat,buchausstellung} Bestätigung für Schulveranstaltung (Phase 1 und 2) {/no_category_privat, buchausstellung}
Feld Ausstellungsbesuch löschen (#_BOOKINGFORMCUSTOM{dbem_ausstellungsbesuch})
Text löschen: Sollten Sie zudem einen Ausstellungsbesuch gebucht haben, bestätigen wir auch diesen, außer wir melden uns gesondert bei Ihnen

Überlegungen für das nächste Jahr:

Adresse von Gabi ändern auf kibum@ulm.de, wegen der Rückläufe (vielleicht schon bei jweilang geändert Stand 10.2025)

ANLEITUNGEN

Programm-Pdf auf Seite stellen

-> Link, Programm eintippen, runterscrolen bis programm pdf -> verlinken

Alle Programmpunkte veröffentlichen

Kästchen: Datum und Uhrzeit anklicken
Mehrfachaktionen -> Bearbeiten -> Übernehmen
Bei Veranstaltungsschlagworte: Status -> veröffentlicht anklicken
aktualisieren! ganz unten

Absagen oder Zusagen, die vom System geblockt wurden

Backend: @WPMail Login -> den Namen suchen
-> letzte E-Mail kopieren (strg. + A/Strg. +C)
-> Betreff kopieren
-> von Conviva versenden

Nach Schließung der ersten Anmeldephase
– Schulbuchungen auf ausgebucht stellen, wenn genügend Anmeldungen da sind. Es ist trotzdem möglich, Zu- oder Absagen zu versenden
– Bei Buchungen nun das Datum eingeben: Veranstaltungen/Einstellungen/Buchungen/Feedback „Anmeldungen demnächst möglich“ -> entweder „Anmeldungen ab dem 1.11. möglich“ oder „Weitere Anmeldungen ab dem 1.11. möglich“, was allerdings auch bei den Ausstellungsbesuchen erscheint und ggf. etwas verwirrend ist.